Las 6 Etapas de la Organización Administrativa
Es de suma importancia conocer las etapas de la organización administrativa para poder administrar los recursos de la forma más eficiente posible y obtener los mejores resultados. La organización administrativa es un conjunto de acciones realizadas por un grupo de personas con la idea fundamental de conseguir un objetivo común.
Este concepto no solo se refiere a manejar la economía de una empresa, sino que puede abarcar también manejar desde el ingreso económico de una familia hasta el de toda una nación. Entonces, toda figura que perciba un ingreso monetario debe tener una debida planificación si espera tener éxito a largo plazo.
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Orígenes de la organización administrativa
La administración está vinculada con aspectos organizativos, cuyos orígenes se pueden remontar al antiguo Egipto y a la lejana Babilonia.
El hecho de administrar tiene la finalidad de sacar el máximo provecho posible a las decisiones económicas y financieras, y procurar que estas sean siempre las más adecuadas dependiendo del caso. La administración puede considerarse como la ciencia de gestionar.
La administración, tal y como se conoce en la actualidad, empezó a tomar forma en Europa en el siglo XV, tras la introducción del uso de los números arábigos; este hecho facilitó la forma de llevar cuentas.
Entre los siglos XVIII y XIX ya se había dado la Revolución industrial, que cambió por completo el panorama laboral y empresarial de la época. En este momento la administración se hizo indispensable para el manejo de las nuevas industrias y fábricas.
El economista y filósofo británico Adam Smith, considerado el padre de la economía moderna, expuso la necesidad de que existiera una jerarquización y división del trabajo para que este pudiera llevarse a cabo de forma óptima.
Con la llegada de la maquinaria industrial y, por ende, de una producción mucho mayor de diversos bienes y artículos, se hizo necesaria la especialización de una ciencia que antes se daba por espontánea.
La administración hacía más fácil el proceso para lograr lo que, según Smith, era el fin último de la producción en masa: la maximización de capital y tierras.
Etapas de la organización administrativa
Esta forma de organización está dividida en diversas etapas. Estas fases componen las reglas principales de la administración, para que esta pueda llevarse a cabo de forma correcta y se minimice la posibilidad de errores.
Existen distintas interpretaciones; sin embargo, los seis pasos esenciales del proceso administrativo son los siguientes, por orden de ejecución:
Previsión
Por lógica, se debe realizar antes de empezar cualquier proyecto. Se deben tener en cuenta todos los factores que pueden entrar en juego y afectar el resultado. Se debe ser en extremo precavido y no dar nada por sentado.
Planificación
Se trazan los objetivos y se manejan las opciones disponibles y las acciones a tomar para poder cumplir dichos objetivos. Estas metas deben ser siempre realistas y coherentes, nunca se deben dar por efectivas o anunciar ganancias desde el inicio.
Organización
Se realiza el proceso de creación y se forma la estructura laboral necesaria para lograr el objetivo, definiendo las actividades, el trabajo, los posibles retos, las jerarquías, los grupos y los pasos a seguir a continuación.
Dirección
La dirección implica encabezar e influenciar a la organización de forma total y completa. Es en esta etapa donde se empieza a ver cómo la acción planificada toma forma y los objetivos ya resultan menos lejanos, pues hay orden en la jerarquía y hay un plan en funcionamiento.
Coordinación
Esta etapa se refiere a las herramientas que se deben tener en cuenta para garantizar que las metas trazadas puedan ser cumplidas.
Aquí entran en juego todos los factores que, directa o indirectamente, tengan que ver con el proceso. La idea es que todo el procedimiento funcione como un engranaje.
Control
Las conductas y métodos aprobados en la planificación y por la coordinación deben ser ejecutados al pie de la letra. Así, los objetivos son cumplidos con la mayor precisión y en el menor tiempo posible.
Aquí es cuando el control entra en juego y procura que ninguna de las partes implicadas se salga de lo establecido. Con esto se evitan retrasos y complicaciones en el camino para lograr los objetivos.
Más allá de las seis etapas
Hay que acotar que la administración va más allá de las seis etapas expuestas con anterioridad.
Esta tiene algunas reglas tácitas, como el hecho de que nunca se puede esperar o dar por seguras las ganancias. Sin importar qué tan bien planificado está un proceso, el mismo no está libre de riesgos ni es a prueba de fallas.
De igual manera, esta ciencia social y económica contempla diversos principios que complementan las etapas de planificación y ejecución.
De estos principios se puede destacar el que reza que para la especialización en un área se requiere la división del trabajo. La autoridad responsable debe responder por aquellos a su cargo.
Además, la disciplina es absolutamente necesaria y el respeto es un valor indispensable para crear un ambiente laboral estable.
Ejemplo de gestiones administrativas exitosas
Pirámides de Egipto
Grandes ejemplos de administración exitosa se pueden apreciar a lo largo de la historia de la humanidad. Las famosas pirámides de Egipto necesitaron un amplio plan administrativo y logístico que, sin duda, requirió de gran disciplina, orden, coordinación y control.
Construcciones de la Antigüedad
Lo anterior también aplica a todas las grandes construcciones en la Antigüedad, como el la estatua de Zeus y el Coliseo Romano.
Otros ejemplos
Las estructuras monumentales no son los únicos ejemplos exitosos de administración en la historia. Desde planear la cosecha para tener alimentos en invierno hasta saber qué insumos y en qué cantidad se podían llevar en un largo viaje en alta mar, son procesos administrativos.
Todos manejan recursos disponibles en el momento. De esta forma, se busca sacar el mayor provecho posible y minimizar el riesgo de error. De lo contrario, en estos casos planteados el resultado hubiese sido una hambruna o una tragedia al quedarse sin agua dulce en medio del océano.
Y es que la ciencia administrativa ha existido desde tiempos inmemoriales. Quizás no con un nombre propio, pero sí como algo intrínseco de la naturaleza social del ser humano.
Esto indica que para convivir civilizadamente las personas requieren de recursos y ordenamiento, y la capacidad de hacer uso de ellos de la forma adecuada y más óptima.
Referencias
- Arias Romero, J. A. (2014). Defina su plan estratégico con su gente y sus clientes en mente. Gestiopolis. Disponible en gestiopolis.com
- Guerrero Martín, M.A. (2003). 4 etapas del proceso administrativo. Gestiopolis. Recuperado en: gestiopolis.com
- Merriam-Webster Dictionary (2018). Administration. Merriam-Webster. Recuperado en: merriam-webster.com
- Munch, L. (s/f) Fundamentos de la Administración.
- Shah, F. (2014). Concepts of administration and supervision. SlideShare. Recuperado en: es.slideshare.net
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